Das Vorgehen ist grundsätzlich richtig, du bist also auf dem richtigen Weg.
Das Problem ist nur, dass Datum, Uhrzeit, Patient und Anlass trotzdem mehrere Termine matchen können, was dann zu dem Verhalten führt, das du beschreibst.
Ein enges Zeitfenster und die Prüfung, dass genau ein Termin gefunden wird, helfen hier sehr.
Wenn mehrere Treffer da sind, sollte der Agent kurz nachfragen statt direkt zu handeln.
Wie gehst du aktuell mit mehreren passenden Treffern um?
@Nart